【転職】応募先・面接先への電話のかけ方や受け方を解説

転職活動では、求人広告などを見て応募する際や面接日程の調整などの際に、担当者と電話で話す機会が何度かあります。電話は声だけでやり取りするものであり、受け答えの仕方によっては相手に悪い印象を与えてしまいます。担当者の方になるべく好印象を与えるためにも、社会人として電話のマナーを身に着けておくと安心です。
今回は、応募先・面接先に電話をかける際の準備、電話のかけ方・受け方の解説や、例文の紹介をします。

応募先・面接先へ電話をかける際に必要な準備

応募先・面接先へ電話をかける際に、ぜひしておきたい準備や心構えについて解説します。

メモやスケジュール帳を用意する

応募先や面接先に連絡する際にはメモやスケジュール帳などを用意しておきましょう。慌てず用件を伝えられますし、堂々と話せるので担当者への印象もよくなりやすいためです。
応募先・面接先に連絡する場合、メモやスケジュール帳、筆記用具は必ず準備しておきましょう。聞いた内容を書き留めておけば、後で忘れたり、確認のため再度電話したりする手間が省けます。
求人広告や企業情報の分かる資料も手元に用意しておきましょう。相手先企業について把握しながら電話すれば、スムーズに電話をかけやすいためです。
他にも、必要に応じてアプリなどで録音もしておくと、聞き漏らしがなくなるのでおすすめです。

静かな環境で電話をかける

応募先・面接先に連絡するときには、なるべく静かな環境で行いましょう。電話の際にノイズなどが入ると、大切なことを聞き漏らしたりしてしまうためです。雑音のせいで何度も聞き返すと、相手方に不快な思いをさせる可能性もあるため注意しましょう。
例えば家から電話をするならば、TVなど音の出るものは消しておいてください。外出先であれば、人気が少なく電波環境のよいところだとノイズが入りにくいのでおすすめです。

事前に伝える内容を準備しておく

相手方に伝えておきたいことや聞いておきたいことは事前に準備しておいてください。
特に連絡時間の指定がない場合、応募先・面接先に電話をかけるタイミングは、仕事中であることがほとんどです。担当者は仕事をしていますので、なるべく手短に済ませるのがマナーとなります。
スムーズに用件を伝える、聞くためには事前に準備しておくことが大切です。用件をまとめてメモしておくなどして、失礼のないように手短に済ませましょう。

電話をかける時間帯に配慮する

電話をかける時間帯にも配慮が必要です。
相手方から時間を指定されている場合は、必ずそのタイミングにかけるようにしましょう。指定するということは、その時間に電話できる余裕があるからです。遅れてしまうと、担当者を待たせることになるので気をつけてください。
時間指定がない場合は始業直後や就業前、お昼休憩を避けるのが一般的です。始業から1時間後、またはお昼休憩から1～2時間後の14～16時ごろにかけるとよいでしょう。

応募先・面接先へ電話をかけるときの流れ

応募先や面接先へ電話をかける際の流れや基本となる例文を解説します。

自分の名前を名乗る

まずは自分の名前をはっきりと名乗って伝えます。
例えば、「お忙しいところ失礼いたします。（名前）と申します。求人広告を見てお電話させていただきました」といった形で名乗りましょう。

担当の方を呼び出す

担当の方がいるかどうか確認し、つないでもらえるか確認しましょう。
担当者の名前が分かる場合は、「採用の件でお電話いたしました。採用担当の○○様にお取り次ぎいただけますでしょうか」と確認してみてください。名前が分からない場合は、「採用ご担当者様」とすれば大丈夫です。
担当者につながったならば、「○○様、ありがとうございます。私、（名前）と申します。いま、お時間よろしいでしょうか」と聞いて、了承を得られてから用件を話しましょう。

電話の用件を伝える

続いて、電話の用件を伝えましょう。
求人への応募であれば、「御社の求人を拝見し、応募したくご連絡いたしました」と、その旨を伝えましょう。
面接日程を変更したい場合は、「○日○時に面接のお時間をいただいた（名前）と申します。実は都合が悪くなり、伺うことができなくなりました。大変申し訳ございませんが、面接を後日に変更していただくことはできますでしょうか？」といった形で伝えましょう。
何の予定が入ったのかなど具体的な理由までは説明する必要はありませんが、聞かれた場合は言える範囲で伝えると印象がよくなりやすいです。

返答を確認する

電話は相手の顔を見ないでコミュニケーションをしますので、返答を確認するなど、適宜反応することが大切です。
例えば「○○ということですね？」「はい、分かりました」などの反応や聞き返しを行いましょう。

電話を切る

用件を伝え、相手からの話も終わったら電話を切ります。その際には「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。失礼いたします」とお礼を伝え、担当者が電話を切ってから、こちらも切るようにします。
先に切ってしまうと印象が悪いので気をつけてください。

相手が不在の場合の対応

応募先・面接先の担当者が不在ということもあるでしょう。そのような場合でも、社会人としてのマナーを守って対応するように心がけることが大切です。
例えば、電話に出てもらえたものの担当者が不在という場合は、「○○様は何時ごろお戻りでしょうか」と聞いて「それでは、その時間に改めさせていただきます」として、かけ直しましょう。焦ることなく、相手方の仕事の邪魔にならないような心遣いが大切です。
また、何度電話しても不在の状況が続くようであれば、「恐れ入りますが、○○様がお戻りになりましたら、お電話をお願いしたいのですがよろしいでしょうか」と伝えてもかまいません。

留守番電話に切り替わった場合の対応

応募先・面接先に何度も電話をしているものの、なかなか出てもらえないこともあります。もし留守番電話になった場合は次のようにメッセージを残しましょう。
「お世話になっております（名前）と申します。○日の○時の面接の件でご連絡さしあげました。」と用件の概要を伝えます。
その上で「また改めてご連絡させていただきます。失礼いたします」として、改めてかけ直す旨を伝えましょう。

応募先・面接先からの電話の受け方

応募先・面接先から電話がかかってきた場合、まずは落ち着いて静かな場所に移動しましょう。家であればテレビなど音の出るものは消すようにしてください。
そして「はい、（名前）です」と、相手に聞きやすいように名乗ります。担当者の方が名乗ったら、「○○様、お電話ありがとうございます」とお礼の言葉を伝えましょう。
また、移動中などすぐに電話に出られない場合もあるかもしれません。そのような場合は、「ご連絡ありがとうございます。ただいま移動中でして、後ほどこちらからかけ直してもよろしいでしょうか」と正直に伝えましょう。担当者の方から折り返す旨を伝えられた場合は、「それでしたら、○○時くらいでしたら出られます」と伝えましょう。

出られなかった場合の電話の折り返し方

もし電話に出られなかった場合は、自分から折り返し電話をかけます。静かな場所に移動し、なるべく早いタイミングで折り返すようにしましょう。
折り返し電話では、「お世話になっております、（名前）と申します。先程採用担当の○○様からお電話をいただき、折り返し連絡いたしました。○○様はいらっしゃいますか」と伝えます。担当者が電話に出たら「先程はお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。いま、お時間よろしいでしょうか」と、電話に出られなかった謝罪と時間があるかどうかの確認をしましょう。

まとめ

今回は、応募先・面接先に電話をする際のマナーや、電話のかけ方・受け方について解説しました。
電話は面と向かって話すわけではなく、声だけのやり取りになります。そのため、担当者は求職者の話し方や受け答えなどをしっかりと確認しています。あまりに話し方がひどい場合は「マナーがない」と思われてしまい、面接前に評価を大きく下げてしまうかもしれません。そのため、電話といえども、ビジネスマナーを意識することが大切です。

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