【転職】内定通知書とは？記載内容やもらった後にすべきことを解説

内定通知書は企業から採用の意思、つまり内定を伝える書類です。建設業で転職活動をする方にとっては、最も嬉しい書類ではないでしょうか。
しかし、内定通知書とは具体的にどのような書類なのか、法的な意味や受け取り後の行動について知らない方も多いかもしれません。
そこで今回は、内定通知書とはどのような書類なのか、似ているその他の書類との違い、記載されている内容、内定通知書を受け取った後にすべきことを解説します。

内定通知書とは？法的効力はある？

内定通知書とは、企業側が発行する書面で、選考によって採用が決まった転職希望者に通知・発行されます。
内定通知書は法律で定められたものではなく、発行しなくても法的には問題ありません。そのため、書面による通知ではなく、電話やメールにて転職希望者に内定の連絡をするケースもあります。
内定通知書そのものには法的効力はないものの、労働契約法における「労働契約の成立」には該当します。つまり、内定通知書が発行されたということは、企業側が受諾の意思表示をした証拠となり、労働契約の成立という法的効力が発生するのです。
口頭だけでも労働契約が成立しますが、トラブルに発展する可能性があるため、企業側としては内定通知書を発行するのが一般的です。

採用通知書との違い

採用通知書は、企業側が転職希望者に「採用を通知する」書類です。内定通知書との違いは、書面発行により法的効力が発生するかどうかです。
内定通知書は労働契約の成立に該当し、法的効力が発生します。一方で、採用通知書は、転職希望者に採用を知らせるためだけの書面となります。
ただし、企業によっては内定通知書と採用通知書を同じ意味の書類として扱う場合もあり、採用内定通知書という書類を発行する企業もあります。

内定承諾書との違い

内定承諾書とは、企業からの内定通知を受け、転職希望者が入社すると決断する際に提出する書類です。企業によっては、入社承諾書や入社宣誓書といった名前の書類になることもあります。
内定承諾書は内定通知書と一緒に送付されることがほとんどです。入社を希望する場合、転職希望者は内定承諾書に必要事項を記載し、企業側に提出します。書類を受け取った企業は、受け入れに向けて準備を進め始めます。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書は、企業から労働者に対して明示する書類で、勤務時間・契約期間・給与などの労働条件などが記載されています。
内定通知書と違い、労働条件通知書は発行が義務づけられています。ただし、入社後に労働条件が変更となる場合は、任意で変更可能です。

「内定」とはそもそも何か

内定は、対外的に公表などを行う前に、採用や昇格などの人事に関する事柄が決定されていることを意味します。転職活動でいえば、企業側が「あなたを採用します」と事前に転職希望者に伝えて、労働契約が成立することです。
内定が出された場合は、労働契約が成立しているため、特別な事情が発生しない限りは企業側から内定取り消しとなることはありません。
また、内定の前段階の「内々定」というものもあります。「あなたを採用する意思があり、内定を出します」という予告通知であり、内定ほどの効力はありません。

内定通知書に書かれている内容

内定通知書には発行義務がなく、決まった書式も存在しません。そのため、企業ごとに自由に作成でき、実際にさまざまな形式・内容で書かれています。例えば、以下のような項目を記載することが多いようです。
・発行日：内定通知書発行の年月日
・宛先：転職希望者の氏名
・差出人：内定通知書を発行する会社名、部署名、人など
・件名：「内定通知書」
・前文：ビジネス文書による挨拶文
・主文：お礼や内定通知、入社に際しての必要な手続きの説明など
・末文：結びのあいさつ
・別記：同封されている書類、問い合わせ先など

内定通知書を受け取った後に必要なこと

企業から内定通知書を受け取った後、転職希望者は何をすれば良いでしょうか。以下で、やるべきことや流れについて簡潔に解説していきます。

内容の確認

まずは内定通知書にどのようなことが記載されているか、その内容を確認しましょう。
名前や入社日、準備すべきものや手続きなどを見て誤りがないかをチェックします。疑問点があれば、メモをして記載されている問い合わせ先に連絡をしましょう。
また、必ずチェックしておきたいのが、内定取り消し事由についてです。内定取り消しになるケースについて書かれていますので、目を通しておいてください。
雇用条件が記載されている場合は、そちらもしっかり目を通して納得した上で承諾書を送付するようにしましょう。

お礼の連絡

内定通知書を受け取って目を通したら、採用担当者にお礼も伝えると良いでしょう。必須というわけではありませんが、今後一緒に働くことになりますから、良い印象を与えておくと人間関係がスムーズになりやすいです。
お礼の連絡は電話、メール、手書きの手紙などがあります。どれでもかまいませんが、担当者が時間のある時に確認しやすいメールでのお礼が一般的です。忙しい中、面接していただいたことや、採用していただいたことのお礼はもちろん、入社後の意気込みややる気などを伝えましょう。

内定承諾書の送付

内定承諾書は企業側から送付されてきます。内容を確認した上で、必要事項を記載して署名捺印を行い返送します。また、内定承諾書を送付する場合は、添え状も同封しましょう。「日付」「差出人」「件名」「本文」「同封書類」を記載して同封してください。
内定承諾書の送付期限は企業によってさまざまですが、内定通知書などに記載されていますので確認してみましょう。記載がない場合は、内定通知を受け取ってから5日以内に送付するのが目安です。内定式に持参するケースもありますので、確認しておいてください。

やむを得ず内定辞退する場合の方法・マナー

内定通知書を受け取ったものの、「他の企業から内定をもらった」「家の事情で転職できない」などの理由で辞退しなければならないケースもあるかもしれません。やむを得ず内定辞退する場合の方法やマナーについても知っておきましょう。
内定通知書を受け取った後でも、転職希望者は内定を辞退できます。また、できるだけ避けるべきではありますが、内定承諾書を提出した後でも辞退は可能です。
いずれの場合も、企業としては「採用を予定していた人材」を失うことはそれなりの痛手となります。採用予定者の人数を含めて事業計画を立てていたり、採用者のために準備を進めていたりするためです。特に、中小企業の場合は内定辞退の影響は大きいです。そのため、内定を辞退する意思があるのであれば、なるべく早くその旨を伝えることがマナーです。
内定辞退を伝える際には、一人の社会人として丁寧に伝えるようにしましょう。同じ建設業で働く以上、将来的に現場などで関わる可能性があります。その際にトラブルとなることがないよう、誠意をもって伝えることが大切です。

まとめ

今回は、内定通知書とはどのようなものなのか、似ている書類との違いや記載内容について解説しました。
内定通知書の発行は義務づけられていません。しかし、電話などの口頭で内定を伝えると言った・言わないのトラブルになる恐れがあるため、発行する企業は多いです。内定通知書は転職希望者としては嬉しいお知らせであり、労働契約が成立を証明する大切な書類です。内定取り消し事由や、内定承諾書の送付期限など、これからについての大切なことが書かれています。受け取ったならば、その内容をしっかりと確認し、適切に行動するようにしましょう。

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